就職活動をしていると、「今受けている企業や業種以外のところを受けたい」「他社から内定が出た」などという理由で、面接を辞退したいと思うことがあるのではないでしょうか?

面接を辞退することは、選考過程で起こりうることなので企業も理解しています。

ですが、辞退の連絡をしにくいからといって、面接をバックレるのはマナー違反です。

そこで今回は、1次面接を辞退したい時に使える辞退連絡の例文とポイントをあわせてご紹介したいと思います!

1次面接を辞退する時のポイント

まず、1次面接を辞退する時の例文をご紹介する前に、辞退する時のポイントを紹介します。

辞退すると決めたら早めに連絡をする

企業側は、予定されている面接に向けて準備やスケジュールを調整しています。

そのため、辞退連絡が遅くなれば、遅くなるほど企業側に迷惑がかかってしまうということです。

たとえば、友だちと飲みに行く約束をしていて、お店も予約していたのに友だちにドタキャンされたら、あなただけでなく予約していたお店側にも迷惑がかかってしまいますよね。

また、もしも辞退することを早めに連絡していれば、他の志望者と面接のスケジュールを調整できるかもしれません。

1次面接を辞退すると決めたら、早めに企業の採用担当者に連絡をしましょう。

辞退連絡は必ずする

中には、辞退することで「企業から怒られるのではないか」と思ってしまい、辞退連絡をしない人もいます。

面接をバックレることは、社会人としてタブーです。

あなたが選考を受けた企業は、今後なにかの縁で関わるかもしれません。

辞退をすると決めたら当日でも必ず連絡しましょう。

面接当日の辞退連絡は電話でする

辞退を決めたら、早めに企業の採用担当者に辞退連絡をするのがマナーです。

ですが、やむを得ず面接当日に辞退をしなければいけないということもあると思います。

その場合の辞退連絡は、メールではなく電話でしましょう。

なぜなら、面接の当日にメールで辞退連絡を送ったところで、採用担当者に気づいてもらえない可能性があるからです。

ちなみに、面接当日以外の辞退連絡であれば、基本メールのみの連絡でOKです。

辞退連絡は営業時間内にする

1次面接の辞退連絡は、企業の営業時間内かつ採用担当者が勤務していて対応できる時間帯にしましょう。

たとえば、企業の営業時間が「9時~18時」の場合は、以下の時間に連絡するのがベストです。

9時~10時

→朝礼や会議をしている可能性があるため

10時~12時

 

12時~13時

→お昼休憩を取っている可能性があるため

13時~17時

 

17時~18時

→終礼や仕事の仕上げで忙しい可能性があるため

もしも、10時~12時、13時~17時の間にメールすることができないという場合は、メール送信の予約機能を使うと便利です!

1次面接を辞退したい時に使える例文

メール例文

辞退メールを送るときのポイントは、件名をひと目でわかりやすく記載することです。

採用担当者のもとには、就活生からたくさんのメールが届きます。

件名がひと目でわからない内容だと、開封してもらえないこともあるそうなので「何についてのメールなのか、大学名と名前」を必ず記載しましょう。

1次面接辞退のご連絡 ◯◯大学 ◯◯◯◯

株式会社◯◯

◯◯部 ◯◯様

 

お世話になっております。

◯月◯日◯時から面接のお約束をさせていただいております、◯◯大学の◯◯◯◯です。

 

選考通過のご連絡をいただきましたが、
一身上の都合により、1次面接を辞退させていただきたく、ご連絡致しました。

 

お忙しいところ貴重なお時間をいただいたにも関わらず、このような結果となり、申し訳ございません。

 

本来、直接お詫びすべきところでございますが、
メールでのご連絡となりましたところを重ねてお詫び申し上げます。

 

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

――――――――――――――――――――――――――

◯◯大学◯◯学部

◯◯ ◯◯

090-****-****

************@**********

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電話例文

電話の場合、採用担当者が他の選考に出ていることが多いため、電話に出ることが出来ない可能性が高いです。

採用担当者が不在だった場合は、「いつ頃お戻りでしょうか」と聞いておきましょう。

「お世話になっております。◯日に面接を受けさせていただいた◯◯大学の◯◯と申します。面接の件でお電話いたしました。◯◯部の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか?」

 

担当者がでたら

「お世話になっております。◯月◯日の◯時より面接のお約束をいただいておりました、◯◯大学の◯◯と申します。今、少しお時間よろしいでしょうか?」

 

担当者が「はい、大丈夫です。」と言ったら

「ありがとうございます。大変申し訳無いのですが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。」

まとめ

今回は1次面接を辞退したい時に使える辞退連絡の例文とポイントをご紹介しました。

面接当日に辞退する場合は電話で連絡をし、それ以外の場合はメールで連絡をしましょう。

当日に辞退連絡するのは企業に多大な迷惑がかかることを忘れずに、お詫びと感謝の気持ちを伝えてください。

もしも、まだ辞退しようか迷っている場合は、1度面接を受けてみるのもおすすめです。

また、他の企業との面接とかぶってしまったという理由であれば、日程変更をすることも可能です。

詳しくはこちらの記事をチェックしてみてください!

【1次面接】日程変更したいときに使えるメール例文