【承諾・辞退・保留別】内定通知の電話での受け答え方法や例文をご紹介！

かなこ

札幌在住の24歳。金融機関で3年働き、WEBマーケティング会社に転職しました。新しいことを学ぶのは楽しいな〜と実感している今日この頃です。就活生に寄り添った、少しでも為になる記事を書いていきたいと思います！

みなさんこんにちは！

最終面接を終えて内定連絡を待っている間は、とてもドキドキしますよね。最終面接の結果は「電話」「メール」「郵送」のどれかで行われる場合が多いです！

そして電話で結果がきた場合は、その場で直接採用担当者と話をしなくてはいけません！電話がきてから緊張で頭が真っ白になってしまわないように、内定通知の電話には事前に受け答えの準備をしておくのがおすすめです！

今回は内定通知の電話の受け答え方法や、「承諾・辞退・保留」別に例文をご紹介します！

これから最終面接を受ける方や、現在内定結果待ちの方はぜひ参考にしてください〜！

内定通知は電話連絡が一般的！

企業によって異なりますが、内定通知は電話での連絡が多いとされています。

電話による内定通知は、応募者がその場で入社意思を示してくれます。口頭の方が採用手続きや入社日などの今後のスケジュールに関してスムーズに話を進めることができるからです。

これまでは応募者が企業側に「ぜひこの企業で働きたい」とアピールしていましたが、内定通知は企業が応募者に「ぜひうちの企業にきてほしい」とアピールする場に変わります。

企業にとっても「内定を承諾してくれるか」を知るとても重要な連絡なのです！

しかし、不採用の場合は今後のスケジュールについて話し合う必要がないため、メールで連絡することが多いとされています。

内定通知の電話で確実に抑えたい4つの情報！

内定通知の連絡がきたら、感情を出しすぎず落ち着いて対応しましょう！

そして限られた時間の中で必要な情報、伝えたいポイントを確実に抑えることが重要です！

電話では以下の情報を意識しましょう！

内定連絡におけるお礼
内定承諾の意思
入社の意気込み
今後の予定

以上の４点を意識することで、必要な情報、伝えたいポイントは抑えることができます！

まずは採用担当者へのお礼を伝えましょう！お礼を忘れてしまうと「ビジネスマナーがない」と思われてしまい、せっかく内定をもらったのにガッカリされてしまう可能性があるので気をつけましょう！

そのあとは最も大切な内定承諾の意思です！

内定を受ける場合は入社への意気込みを伝えて、やる気をアピールしましょう！

そして、今後の予定を確認することも大切です！

内定から入社までのフロー確認と、その間に必要な書類のやりとりなども確認しましょう！

電話待ちの対応や5つのポイント！

内定通知を待っている間にやっておくべきことがあります！企業が「何回電話しても繋がらない」ということになれば、入社前から印象が悪くなってしまいます！

電話に出た時のポイントと一緒に、電話待ちの対応をご紹介します！

留守番設定しておく

内定通知を待っている間は、企業の番号を留守番設定にしておきましょう！

留守番設定にしておくことで企業の担当者からの電話に万が一出られない時に備えることができます。留守番の設定にすると企業はひとまず用件を伝えることができるので、安心感にも繋がります！

就活生にとっても電話をかけた企業名や担当者、用件がわかるので、かけ直す際に対応の準備をすることができます！

私が就活をしていたときに、企業から電話が来たのに番号を登録していなかったため誰から連絡が来たか分からず、そのまま放置してしまった失敗があります…笑

みなさんはそうならないように気をつけましょう！

メモを準備しておく

内定を承諾した後は、いくつかの手続きが必要になります！

内定通知の電話では今後のスケジュールだけではなく、入社に必要な書類についての説明も口頭でされる可能性があります。

正確に覚えるのは大変なので、しっかりとメモを取りながら電話を受けましょう！

急な電話で手元にメモを準備できなかった場合は、電話口で断りを入れてメモの準備をするようにしましょう！

一度説明されたことを後日再確認すると印象もよくないので、忘れずにメモをとるようにしてくださいね！

就活中は企業から突然電話が来ることも珍しくないため、普段からメモを持ち歩くことをおすすめします！

いつでも出られるように準備する

内定通知を待っている間はいつでも電話に出られるように常に着信をチェックしておきましょう！

とは言っても、授業中やアルバイト中など、どうしても出られないタイミングもありますよね！

もちろん「電話に出れないだけで印象が悪くなる」というわけではありませんが、折り返しても担当者が不在な場合など、連絡をとるのに時間がかかってしまう場合もあります！

そうしたケースを避けるためにも、すぐ電話に出るに越したことはありません！

内定通知を待っている間は、普段より少し気を遣ってケータイをチェックするようにしましょう！

静かな場所を確保する

電話をとった際、周囲の騒音がうるさいと電話口の声が聞き取りにくくなってしまいます。その場合は、できるだけ静かな場所に移動しましょう！

移動に時間が必要な場合は、「静かな場所に移動するので折り返しお電話してもよろしいでしょうか」と断りを入れてから電話をかけ直すのも方法のひとつです！

気になることは復唱して確認する

内定承諾をした場合は、今後のスケジュールの細かい日時や場所を伝えられる場合があります。聞き間違えてしまうと入社の手続きがスムーズにできなくなってしまうので、重要なポイントは復唱して確認するようにしましょう！

特に提出する書類などの話では、聞きなれない名前の書類もあるかと思うので、聞き間違いがないかしっかりと確認して、正確な情報を得ることが大切です！

承諾・辞退・保留別！電話での受け答えの例文！

実際に電話で内定通知がきたらどのように受け答えすればいいのでしょうか！

「承諾・辞退・保留」別で会話の流れ、例文をみていきましょう！

承諾する場合

会話の流れ

内定のお礼

　　▽

内定承諾の意思表明

　　▽

入社の意欲

　　▽

今後の予定の確認

例文

内定をいただけるとのこと、ありがとうございます。御社が第一志望なので、ぜひ入社したいと考えております。よろしくお願い致します。万全の準備をして入社したいと思っておりますので、今後のスケジュールや、やっておくべきことがあれば教えていただけますでしょうか。

内定を承諾する場合は、電話でも好印象を与えたいですよね！

「入社後の意気込み」や「入社後に活躍したいという意思」をしっかり伝えましょう！

また、必要書類の提出などは聞き逃さないように注意しましょう！

辞退する場合

会話の流れ

内定のお礼

　　▽

辞退の旨

　　▽

お詫び

　　▽

辞退の理由

例文

先日は内定のご連絡をいただきありがとうございました。大変勝手ながら御社への内定を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。貴重なお時間を割いて選考していただいたにも関わらず、このような返事になってしまい大変申し訳ございません。非常に迷ったのですが、他企業の内定を承諾することに決めました。せっかく評価いただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。失礼いたします。

内定を辞退をする場合は、その旨をしっかりと伝える必要があります。

内定通知の電話ですぐに辞退するケースは少ないため、今回は検討して電話を掛け直した際の例文をご紹介しました。