2次面接を受け終えて、「企業に違和感を持ち面接を辞退したい」と思っていませんか?

また、「他の企業から内定をもらって面接を辞退したい」と思うこともあると思います。

「面接を辞退したら怒られるのではないか」と不安になり、そのままの流れで最終面接を受けるのは時間を無駄にしてしまいます。

面接が苦手で数をこなしたいというのであれば、そのまま受けても良いと思いますが企業からしたら「冷やかしか」と思われてしまうのでほどほどにしましょう。笑

今回は、「2次面接後の辞退の仕方」「辞退メールの作成方法」を合わせてご紹介します!

2次面接後の辞退連絡は基本メールでOK

2次面接後の辞退連絡は、面接日の前日や当日以外であれば基本メールで問題ありません。

メールは、相手にも自分にも送ったという証拠が残るため、あとから確認をすることができます。もし、「聞いていない!」ということがあっても「辞退することを伝えた」という証拠を証明できるのでメールでの連絡がおすすめです。

ですが、「メールアドレスがわからない」「面接日の前日や当日に辞退をしたいとき」や「メールを送っても返信がない」場合は電話で連絡をしましょう。

たとえば、面接の前日に「第1志望の企業から内定をもらい、その企業に就職することを決めた」のであれば電話で辞退連絡をします。

もしも、内定をもらった企業が「第1志望ではなかった」場合や、「本当にその企業で良いのか迷いがある」のであれば、そのまま辞退せずに受けても良いと思います。

辞退連絡は必ずするようにしましょう。「面接を辞退した」からといって採用担当者に怒られることはほとんどありません。

採用担当者は、辞退されることに慣れています。意外と、面接に関わらず選考や内定を辞退する人は多いんです。

完全に選考を辞退したいと決めたのであれば、はやめに企業へ伝えましょう。

辞退メールをするときのポイント

1.辞退を決めたら早めに連絡をする

完全に選考を辞退したいと決めたのであれば、はやめに企業へ連絡をしましょう。

私は飲食店でアルバイトをしていたのですが、忘年会シーズンの週末は満席で1ヶ月前に予約をしても断らざるを得ないことがありました。

ですが、予約の1週間前にキャンセルがあり、そのあとに予約をしてきた1組を通すことが出来ました。

面接では、あなたが辞退したことによって、他の志望者が日程変更をしたときに面接を受けることができるかもしれません。

企業はあなたのために、時間をさいていますし準備もしています。

なるべく、面接の前日や当日に辞退をしないように辞退を決めたらはやめに連絡をしましょう。

2.企業の営業時間内に連絡する

メールで辞退連絡するときも、電話で辞退連絡をするときも、企業の営業時間内に送りましょう。

たとえば、9時始業で18時終業の企業の場合。9時から10時までは朝礼や会議をしていることがありますので連絡をするのは避けましょう。

午前中に連絡をするのであれば、10時から12時の間に。12時から13時まではランチをしている可能性があるので避けます。

午後に連絡をするのであれば13時から17時までにしましょう。17時から18時までの間は終礼や仕事の仕上げをして忙しい可能性があるため避けます。

メールであれば企業の営業時間内に送れない場合、予約機能を使って送ることが可能です。

受けている企業の営業時間を調べて連絡をしましょう。

3.辞退の理由はシンプルに伝える

「他社から内定をもらった」という理由であれば、伝えても問題ないですが「面接官の印象が良くなかった」「会社の雰囲気が自分と合わないと思った」などと言った理由で辞退を伝えるのは失礼にあたります。

辞退の理由はシンプルでOK!

辞退理由を伝えるときは、「一身上の都合により選考を辞退したい」または「諸般の事情により選考を辞退したい」と伝えましょう。

たまに、採用担当者が深堀りして理由を聞いてくることがりますが、基本的に答えなくてOKです。

「申し訳ありませんが、お答えできません。」と伝えましょう。

4.選考に時間を割いてくれたことに感謝とお詫びを伝える

面接の時間や労力を設けてくれたことに「感謝と辞退することへの謝罪」をしっかりと伝えましょう。

メールや電話で企業に辞退の旨を伝える際に、簡易的な連絡になってしまったことの謝罪を伝えることができればより好印象です。

簡易的な連絡になってしまったことの謝罪を伝えるときは、クッション言葉を使うとやわらかい印象になります。

たとえば、「何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。」これだけでも丁寧ですが、さらにやわらかい印象にしてみましょう。

「誠に身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。」

クッション言葉があるのとないのとでは印象が変わりますよね。

クッション言葉の使いすぎに注意!
クッション言葉の使いすぎはかえって相手を不快にしてしまうことがあります。

正しいクッション言葉の使い方を抑えてビジネスシーンやプライベートでも使ってみましょう。

辞退連絡メール ~例文~

選考を受けている企業は今後どこかで縁のある企業かもしれません。

辞退メールを送る際は、先ほど紹介したポイントを意識して送りましょう。

メール例文①

面接辞退のご連絡/◯◯大学◯◯ ◯◯

株式会社 ◯◯

◯◯部 ◯◯様

 

お世話になっております。

◯月◯日に面接を受けさせていただいた、
◯◯大学の◯◯ ◯◯と申します。

 

選考通過のご連絡をいただきましたが、
一身上の都合により選考を辞退させていただきたく、
ご連絡いたしました。

 

お忙しいところ選考に貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、
大変申し訳ございません。

 

身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、
何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

 

本来であれば、
直接お詫びすべきところでございますが、
メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

 

末筆ながら、
貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

――――――――――――――――――――――――――

◯◯大学◯◯学部

◯◯ ◯◯

090-****-****

************@**********

――――――――――――――――――――――――――

メール例文②

面接辞退のご連絡/◯◯大学◯◯ ◯◯

株式会社 ◯◯

◯◯部 ◯◯様

 

お世話になっております。

先日、最終面接のご連絡をいただいた、
◯◯大学の◯◯ ◯◯(名前)です。

 

その節は誠にありがとうございました。

◯月◯日に面接のお約束をしていましたが、
一身上の都合により選考を辞退させていただきたく、
ご連絡いたしました。

 

貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、
大変申し訳ございません。

 

誠に身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、
何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

 

本来直接お詫びすべきところでございますが、
メールでのご連絡となりましたことを重ねておわび申し上げます。

 

末筆ながら、
貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

――――――――――――――――――――――――――

◯◯大学◯◯学部

◯◯ ◯◯

090-****-****

************@**********

――――――――――――――――――――――――――

メールアドレスがわからない場合

採用担当者の「メールアドレスがわからない場合」や「やむなく面接の前日や当日に連絡をする場合」、「企業からメールの返信がない場合」などは電話で連絡をしましょう。

就活の時期は採用担当者が他の選考に出ていることが多いため、電話に出ることができない可能性が高いです。

担当者が不在だった場合は、「いつ頃お戻りでしょうか」と都合のいい時間帯を聞いておきましょう。

電話例文

「お世話になっております。◯日に面接を受けさせていただいた◯◯大学の◯◯と申します。面接の件でお電話いたしました。◯◯部の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか?」

 

担当者がでたら
「お世話になっております。◯月◯日の◯時より面接のお約束をいただいておりました、◯◯大学の◯◯と申します。今、少しお時間よろしいでしょうか?」
担当者が「はい、大丈夫です。」と言ったら

「ありがとうございます。先日は2次面接のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。大変申し訳無いのですが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。」

辞退をするときはよく考えてから辞退しよう

選考を一度辞退してしまうと、基本的に再度選考を受けることができません。

よく考えてから、完全に辞退することを決めたら早めに企業へ連絡をしましょう。

面接の前日や当日以外であればメールでOK!

メールであれば、企業の営業時間内にメールが出来ない場合も予約機能を使って送ることが可能です。

もしも、面接の日程が「他の企業とかぶったから辞退したい」という場合は、日程変更をしてもらいましょう。

日程変更をするときも早めに連絡すると企業側も調整がしやすいです。

面接の日程変更はこちらで紹介しています。

【2次面接後に使える!】最終面接の日程変更メール例文