みなさん、こんにちは!
就職活動をしていると何社も受けているため、「他の企業との面接と日程がかぶってしまった」「大学のゼミや定期テストとかぶってしまった」という人もいるのではないでしょうか?

面接の日程変更をしたら「不採用になるのではないか」と不安になるかもしれませんが、基本的に日程変更が選考に影響することはありません。

面接の日程変更は少なからずあることを採用担当者は理解しています。
今回は、2次面接で使える日程変更の伝え方を紹介します!

日程変更は基本メールでOK

面接の日程変更は基本的にメール。

電話はメールよりも感情を読み取りやすいですが、あとから言った言っていないということが発生する可能性があります。

メールでの連絡であれば、相手にも自分にも送ったという証拠が残りますし、あとから面接の日程を確認することもできます。

また、採用担当者が他の選考に出ていて電話に出られない可能性があるため、メールがおすすめです。

逆にあなたが他の企業で面接をしていたら電話に出ることはできないですよね。

体調不良などの場合は、前日や当日に連絡をすることになると思います。前日や当日の場合は、電話で連絡するのがマナーです。「無理を言ってすみません」という気持ちで日程変更をしてもらうよう伝えましょう。

面接の日程変更は早めにしよう!

面接の日程変更を何度も申し出たり、理由の伝え方で合否に影響することがありますが、基本的に日程変更を申し出ることで落ちることはありません。

面接の日程変更をしなければいけないとわかったら、すぐに企業へ連絡をしましょう。日程変更は、早ければ早いほど予定の調整がしやすいです。

たとえば、アルバイトをしていて次の月のシフトが出たタイミングで、大学のゼミがありバイトに出ることができないと知ったら

まだ、シフトが出たタイミングなのでシフト調整をかけることができると思います。

ですが、ゼミの日ギリギリに「バイトに出ることが出来ない」と申し出ると代わりの人が見つからないということになりかねません。

また、日程変更は原則1回まで。何度も何度も日程変更を申し出るのは「スケジュール管理能力」がないようにみられてしまいます。

アルバイト先で何度も「この日変わってほしい」と言われたら「またかよ」と思いますよね。私も何回か経験したことがあるので、「こうはなりたくないな」と思いました。笑

その他に、理由の伝え方で「志望度が低い」と思われてしまう場合もあるので、日程変更を伝える際には注意してください。

面接の日程変更理由の伝え方

何社も受けていると他の企業と面接がかぶってしまったり、大学のゼミや定期テストなどで日程がかぶってしまうことがあります。

「大学のゼミ」や「定期テスト」とかぶってしまった場合は、そのまま正直に伝えてOKです。

ですが、「他の企業と面接がかぶってしまった」という理由の場合、「志望度が低い」「優先順位が低い」と思われてしまう可能性があります。

私がアルバイトをしていたときにあった話なのですが、アルバイト先の男の子が「バイトを変わってほしい」と言ったんです。

その日はみんな予定が入っており、変わることが出来ず男の子は当欠をしました。あとからその理由を知ったのですが、それは「彼女と遊ぶため」でした。

大学生は本業が学業なので、学業を理由に日程変更を申し出た場合、他の日に変えてもらうことができると思います。ですが、体調不良などのやむを得ない理由以外で日程変更申し出るのはマナー違反です。

もし、学業と面接日が重なったのであれば、「大変申し訳ございませんが、◯月◯日◯時からゼミのプレゼンテーションがあり、お約束の時間にお伺いすることが難しくなってしまいました。」と伝えましょう。

また、他社と面接日が重なったのであれば、「先約があるため、お時間の変更は可能でしょうか?」「直前まで予定があり間に合いそうにありません。大変恐れ入りますが、お時間をご調整いただけましたら幸いです」と伝えましょう。

日程変更メールを作成する際のポイント

1.候補日を3つ以上あげる

面接の日程変更を申し出るときは、少なくても3つ以上候補日を送りましょう。

自分の都合を相手に押し付けているように感じ失礼に思うかもしれませんが、候補を挙げずに企業側が設定してきた日程で都合が合わなかった場合、手間をかけさせてしまいます。

メールのやり取りも長くなってしまうので、絶対に参加のできる日程を3つ以上箇条書きであげましょう。

✔早朝や深夜を避け、営業時間内に送る。営業時間内に送ることが難しい場合は、予約機能を使って送るのがおすすめです。

2.件名と本文は残して返信する

採用担当者は1日に何十人、何百人もの就活生とやりとりをしているため一通一通メールの内容を覚えていません。

メールはLINEとは違い、本文を残しておかないとどのような話をしていたかわからず、採用担当者側にメールを探させるような手間をかけさせてしまいます。

また、件名を変えずにRe:を残したまま送ります。件名を残しておくことでひと目で「なにについての返信」かわかります。Re:Re:Re:と続く場合は「Re:」1つにまとめてOKですが、なるべく少ないやりとりで終わらせましょう。

私がまだ携帯を持ち始めたくらいの頃は、LINEのようなツールがなくて友だちとメールでやりとりをしていたのですが、気づいたらRe:がどんどん増えていって2行目3行目と増えていくごとに邪魔くさいなあと思っていました。笑

ちなみに、「Re:」はReply(返信)の意味ではなく「~について、~関して」という意味らしいです。

3.クッション言葉を使う

クッション言葉は、「相手にお願いごとをするとき」や「断りをいれるとき」などに使うとやわらかい印象で伝えることができる言葉です。

たとえば、今回の日程変更メールを送る際に「下記の日程で面接の日時をご調整いただくことは可能でしょうか。」と、クッション言葉を使った「誠に勝手なお願いで恐縮ですが、下記の日程で面接の日時をご調整いただくことは可能でしょうか。」

この2つではどちらの方が丁寧に感じますか?クッション言葉を使った「誠に勝手なお願いで恐縮ですが~」の方が丁寧に聞こえますよね。

クッション言葉を使わないでそのまま伝えてしまうと、自分にはそういう気持ちがなかったのに、相手によっては素直に受け取ることができなかったり、ショックを受けてしまうことがあります。

クッション言葉は社会に出てからもたくさん使う場面があるので、覚えておきましょう。

面接の日程変更メール例文

~日程変更メール例文~

面接日程調整のお願い/◯◯大学 ◯◯ ◯◯

株式会社〇〇

◯◯部 ◯◯様

 

お世話になっております。

◯◯大学◯◯学部の◯◯ ◯◯です。

先日は、次回選考のご連絡をいただき誠にありがとうございました。

 

本日は、面接の日程変更をお願いしたく、
ご連絡いたしました。

 

大変申し訳ございませんが、
◯月◯日◯時からゼミのプレゼンテーションがあり、
お約束の時間にお伺いすることが難しくなってしまいました。

 

誠に勝手なお願いで恐縮ですが、
下記の日程で面接の日時をご調整いただくことは可能でしょうか。

 

◯月◯日(月)13:00~17:00

◯月◯日(火)10:00~17:00

◯月◯日(水)12:00~15:00

お忙しいところ、
お手数をおかけして申し訳ありません。

 

何卒、ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

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◯◯大学◯◯学部

◯◯ ◯◯

090-****-****

************@**********

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~日程確定メールの返信例文~

Re:面接日程調整のお願い/◯◯大学 ◯◯ ◯◯

株式会社◯◯

◯◯部 ◯◯様

 

お世話になっております。

◯◯大学◯◯学部の◯◯ ◯◯です。

 

ご返信いただき、誠にありがとうございます。

それでは、変更していただいた
日程に貴社にお伺いさせていただきます。

 

◯月◯日◯時~

(面接会場~)

 

お忙しいところお手数をおかけしてしまい、
申し訳ございません。

 

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――――――――

◯◯大学◯◯学部

◯◯ ◯◯

090-****-****

************@**********

――――――――――――――――――――――――――

返信をもらったら、「ご返信いただき、誠にありがとうございます。」と一言つけましょう。

面接当日に一言お礼を伝える

面接の当日にも、日程変更をしていただいたことのお礼を伝えましょう。

「今回は面接の日程をご調整いただき、ありがとうございました。」

さらに、メールを送ると誠実さとマナーをアピールすることができ、面接官に好印象を与えることが出来ます。

~面接後のお礼メール例文~

面接のお礼/◯◯大学 ◯◯ ◯◯

株式会社◯◯

◯◯部 ◯◯様

 

お世話になっております。

◯◯大学◯◯学部の◯◯ ◯◯です。

 

本日はお忙しい中、
面接の機会を設けていただきありがとうございました。

 

◯◯様とお話をすることで、
貴社の◯◯や◯◯をより理解することができ、

さらに貴社で働きたいという気持ちが強まりました。

 

それにより、私も貴社で仕事をしたいという気持ちがますます強くなりました。

 

改めて本日は貴重なお時間をいただき、
誠にありがとうございました。

 

引き続きよろしくお願い致します。

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◯◯大学◯◯学部

◯◯ ◯◯

090-****-****

************@**********

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一番やってはいけないことは無言キャンセルです。選考している企業は今後どこかで縁のある企業かもしれません。

採用担当者も面接の日程変更は少なからずあることを理解しているので、予定していた日に行けないとわかったら、すぐに連絡をしましょう。