【1次面接】日程変更したいときに使えるメール例文

れいか

札幌在住の23歳。大学を卒業して、WEBマーケティング会社に入社しました。主に、ライティングとSNS運用をしています。キャリティブでは、私が就活中に体験したことや、日常の出来事などを小ネタに記事を書いています！

就職活動をしていると、他企業の面接とかぶってしまい日程変更をしてもらわなければいけいないと思ったことはありませんか？

また、大学のゼミや定期テストなどとかぶってしまった場合も日程変更をしなければいけなくなりますよね。

面接の日程を変更することで、選考に影響が出てしまうのではないかと不安に思うこともあると思いますが、対応次第ではプラスの印象を与えることができます。

今回は、1次面接で使える日程変更の伝え方を紹介します！

日程変更の連絡は合否に影響しない

日程変更の申し出は、前日や当日のような急ぎでなければメールで連絡しましょう。

メールであれば、自分も相手にも送ったという証拠が残ります。

また、採用担当者は他の選考に出ている可能性があるため電話に出ることが出来ない場合があります。

もしも、前日や当日に体調不良などで日程変更をしたい場合は電話で伝えましょう。

日程変更のメールは、送ったからという理由で失礼になることはありませんし、対応次第ではプラスの印象を与えることができます。

日程変更の理由の伝え方

面接の日程変更は対応次第で、誠実な印象を与えることができます。

採用担当者は就活生が忙しいことを知っているため、スケジュール調整が難しいということを理解しています。

ですが、同じ企業に対して複数回に渡って日程変更を申し出てしまうと、「スケジュール管理能力」や「志望度の高さ」に疑問を持たれてしまう可能性があります。

できる限り、日程変更をしないようにスケジュール管理をしておきましょう。

大学のゼミや、テストなどといった学業面で日程変更を申し出たい場合は、正直に伝えてOKです。

しかし、他社との面接日がかぶったからという理由の場合は、「志望度が低い、優先順位が低い」と思われる可能性がでます。

もしも、友だちと遊ぶ約束をしている日に、自分との約束を断って他の友だちと遊んでいたらどう思いますか？

家族絡みの理由であれば「仕方がないな」と思うと思いますが、他の友だちと遊んでいた場合「優先順位が低いんだな。」と思いますよね。

他社と面接日が重なったのであれば

「先約があるため、お時間の変更は可能でしょうか？」

「直前まで予定があり間に合いそうにありません。大変恐れ入りますが、お時間をご調整いただけましたら幸いです」と伝えましょう。

面接の日程変更の連絡はできるだけ早めにする

面接の前日や当日に体調不良で連絡をする場合は仕方がないですが、他の用事とダブルブッキングしてしまい「日程変更をしなければいけない」とわかったらすぐに連絡をしましょう。

日程変更の連絡は早くしたほうが、企業側も日程調整をしやすいです。

また、「日程変更は申し出たから」といって必ずできるとは限りません。

企業にも都合があるため、最悪の場合だと選考に参加できない可能性もあります。

日程変更のメールに対して返信があったら、24時間以内にお礼のメールを送りましょう。

もしも、企業の就業時間内にメールを送るのが難しい場合、予約機能を使って送ると送りたい時間に送ることができるので時間を気にすることなく、送ることができます。

日程変更メールを作成する際のポイント

1.日程変更をしてもらうときは少なくても3つ以上候補日をあげる

面接の日程変更をしてもらう場合は、少なくても3つ以上候補日を送ります。

自分の都合を相手に押し付けているように感じるかもしれませんが、候補をあげずに相手が設定してきた日程で都合が合わなかった場合、手間をかけさせてしまいます。

絶対に参加のできる日を３つ以上箇条書きで伝えましょう。

2.相手の本文とRe:を残して返信する

採用担当者は、1日に何十人、何百人もの就活生とやりとりをしているため、就活生1人1人のメールの内容を覚えていません。

メールはLINEとは違って、本文を残しておかないとすぐにどのような話をしていたかわからず、採用担当者にメールを探させるという手間をかけさせてしまいます。

返信をするときは相手の本文を残して返信しましょう。

また、件名は変えずにRe:を残して送ります。
Re:Re:Re:となった場合は「Re:」1つにまとめてOKですが、なるべく少ないやりとりで終わらせましょう。

3.クッション言葉を使う

クッション言葉は、「相手にお願いごとをするとき」や「断りをいれるとき」などに使うとやわらかい印象で伝えることができる言葉です。

たとえば、今回の日程変更メールを送る際に「下記の日程で面接の日時をご調整いただくことは可能でしょうか。」と送ってしまうとシンプルで悪くはないのですが、採用担当者によっては気分を害してしまう人もいます。

クッション言葉を使って「誠に勝手なお願いで恐縮ですが、下記の日程で面接の日時をご調整いただくことは可能でしょうか。」と伝えたほうがやわらかい言葉使いになります。

クッション言葉は社会に出てからもたくさん使う場面があるので、覚えておくと◎

日程変更メールで使えるクッション言葉

「あいにく」
「お忙しいところ大変恐縮ではございますが」
「こちらの都合で申し訳ございませんが」
「ご無理を申し上げまして恐縮ですが」

面接の日程変更メール例文

日程変更メール例文

日程確定メールの返信例文

返信をもらったら、「ご返信いただき、誠にありがとうございます。」と一言つけましょう。

面接の当日には一言お礼を伝える

面接の当時には、日程変更をしていただいたお礼を伝えましょう。

「今回は面接の日程をご調整いただき、ありがとうございました。」

誠実さやマナーをアピールすることができ、好印象を与えることが出来ます。

採用担当者も面接の日程変更は少なからずあることを理解しているので、予定していた日に行けないとわかったら、早めに連絡をしましょう。