みなさん、こんにちは~ 面接を受けたあとに電話が来たらドキッとしませんか? 「電話が来るのは採用の可能性が高いって聞いたことあるし‥」と思って緊張しながら出るとなんと不採用‥!! なんて日だ!!! どうして不採用なのに電話が来るのか、電話が来たときにどのように対応したらいいのかご紹介します!

不採用なのに電話が来ることってあるの?

一般的に不採用の場合はメールか郵送で通知が来ることが多いようですが、企業によっては電話で不採用を伝えることもあります。

ただ、応募してくれた学生一人一人に電話をすると企業側も手間がかかってしまいます。(人気の企業や大手企業ならなおさら)

留守電だった場合、企業がかけ直したり、学生から折り返しが来たり…。それなりに労力と時間を使うので不採用のときはメールや郵送で結果を通知することが多いといわれています。

採用する人数と不採用の人数を比べると、ほとんどの場合、不採用の人数の方が多くなります

もし、何十人も応募者がいて、その全員に電話をすると考えるとその大変さは想像がつきますよね! それでも電話で不採用通知をされるのはどんなことが考えられるのでしょうか?

どうして不採用なのに電話が来るの?

企業側はどうして手間がかかるのに電話を選ぶのか気になるところですよね!理由は大きく3つあります!

理由①メールや郵送にくらべて事務的な印象を与えにくい

企業はできる限りの誠意を伝えたくて、あえて「電話」を選んでいます。企業が労力をかけてでも応募者に電話をすることで、内容が不採用通知だとしても少なからず誠意は伝わりますよね。

学生もそうした企業の思いやりを感じることで、少しは救われるはずです。企業側も今後、応募してくれた学生とどんな関わりがあるかわからないので、いい印象は残しておきたいみたいですね。

理由②すぐに結果を伝えられるから

企業が「はやく結果を知りたい」という学生の気持ちをくみ取って、すぐに結果を伝えられる「電話」を選んでいます。

電話だとすぐに結果を聞けるので、待っている間のストレスが少なくて済むのがありがたいですよね!

理由③質問や疑問に答えられる

学生が質問やわからないことがあったときに答えられるように「電話」を選んでいます。

質問はなるべくさけた方が無難ですが、企業側も答えられる範囲で質問に答えてくれるはずです。質問することで自分の中にあるモヤモヤした部分が晴れるのがいいですよね。

もうみなさんお気づきかもしれませんが、3つご紹介した理由はどれも学生に寄り添った理由ですよね。なんてステキな企業…!!

電話で不採用通知をしてくれるといういことは企業に誠意があるからなんです。

わたしの話になりますが以前、まったく経験のなかった職種の求人に応募しました。面接に進む前に書類選考で不合格したが、わざわざ電話で連絡をくれた企業がいました。

さらに「即戦力が必要なので…」と不採用の理由まで教えてくれたので、その企業の誠意を感じました。

自分が思うような結果じゃなかったとしても、「よし!また次がんばろう!!」と思うことができました。そんなふうに思わせてくれたことに感謝です!!

電話が来たときはどう対応したらいい?

それでは、せっかく誠意を見せてくれた企業に対してどんな対応をしたらいいのでしょうか?

電話で不採用といわれて悲しくなったり、感情的になってしまう気持ちはわかりますが、そこはグッとこらえましょう。「はい。わかりました。」プツッと電話を切ってしまうのは失礼にあたります。

まずは面接をしてくれたことや連絡をくれたことに対するお礼を伝えましょう!

結果が不採用だったとしても人としてマナーや常識は必要です。貴重な時間を割いてくれたことへの感謝はしっかり伝えてくださいね。

電話対応の例文

ここからは実際にどのような対応をしたらいいのか例文を使ってみてみましょう!

企業:◯◯会社の◯◯です。この度は弊社へのご応募誠にありがとうございました。

学生:①こちらこそ先日は貴重なお時間を割いて面接していただきありがとうございました。

企業:厳正な審査をした結果、残念ながら今回は採用を見合わせていただくこととなりました。ご希望に添うことができず、心苦しいのですがご理解いただければと思います。今後の活躍をお祈りしています。

学生:はい。かしこまりました。 ②お忙しい中、わざわざご連絡をいただきありがとうございます。 ③また機会がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします。

この例文で参考にしたいポイントは次の3つです!

面接をしてくれたことへのお礼

②連絡をくれたことへのお礼

③「どうして不採用だったの?」「どこを直せばいいの?」などいろいろ聞きたい気持ちをおさえて感じよく電話を切りましょう!

電話を切るときに重要なのが相手が切ったことを確認してから自分も切ること!!話がおわっても相手が電話を切るまで気を抜かないように気をつけてくださいね。

「もう二度と会わないからどうでもいいや!」と思い、失礼な態度をとらないようにしましょう。他の企業に就職してから取引先としてばったり再会することがあるかもしれません。

意外と世の中せまいのでどこで繋がっているかわかりません!笑 どんなときも謙虚な姿勢は忘れずに♪

電話に出られなかったら折り返す

企業から電話が来てもすぐに出られないときもあると思います。そういうときは必ず折り返し電話をかけるようにしましょう。電話をするときは次の2つに気をつけてみてくださいね!

・なるべく当日中に連絡をする

着信があったことに気づいたのが日中ならすぐにかけ直すのがベター。企業からの連絡にはすぐに対応しましょう!

着信に気づいたのが夜なら翌日の午前中には連絡をしましょう。気づいたのが夜でさらに、翌日が土日の場合は月曜日にかけ直しましょう。

仮に、かけ忘れて何日か経っていたとしても「もう日にち経っちゃったし、まあいっか」とは思わずに必ず連絡はしてください。

どの場合もすぐ電話に出られなかったことや、折り返し連絡するのが遅れたことに対してきちんと謝罪するのは忘れないでくださいね。

・就業時間内にかける

企業へ電話をするときには就業時間内にかけるのが鉄則です!!そして、時間帯にも気を配りましょう。 たとえば、始業直後なら朝礼をやっていたり、何かとバタバタしている可能性があります。

お昼は担当者が休憩に行っていたり、終業時間ギリギリだと締め作業で忙しいかもしれません。就業時間後はマナー違反なので絶対にダメです!

おすすめの時間帯は始業時間の2時間後か就業時間の2時間前です。 たとえば、 9時〜18時までの企業の場合(休憩12時〜13時)10時〜11時か14時〜17時がおすすめです。

折り返し電話をかけるときの例文

折り返し電話をかけるときも言葉づかいやマナーに気をつけましょう!

①電話をかけたらすぐに名前と用件を伝える

例:「お世話になっております。◯◯大学の〇〇と申します。◯時ごろに御社の△△様よりお電話をいただきましたのでご連絡いたしました。お忙しいところ、申し訳ございません。△△様はお手すきでしょうか。」

②担当者にかわってもらう

担当者にかわってもらったら改めて自己紹介と折り返し電話をかけたことを伝えましょう。

例:「お忙しいところ恐れ入ります。◯時ごろお電話をいただいておりました、◯◯大学の◯◯と申します。電話に出ることができず申し訳ございません。今、お時間よろしいでしょうか。」

③用件を聞く

相手の都合がよければそのまま本題に。

例:「先ほどのお電話のご用件を伺いたく、折り返しご連絡いたしました。よろしければお聞かせ願えますでしょうか。」

相手によっては②を伝えたところで、③を伝えなくてもこちらの内容をくみ取ってすぐ本題について話し始めてくれることがあるかもしれません。なので、そこは臨機応変に相手に合わせてくださいね。

④お礼を伝えて電話を切る

例:「本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。また、機会がございましたらよろしくお願いいたします。失礼いたします。」

この場合も必ず相手が電話を切ったことを確認してから自分も切るようにしましょう!顔が見えない分、より丁寧な気持ちで対応したいですね!

まとめ

きっと相手も心苦しい思いで電話をかけてくれていると思います。企業から来た電話が不採用通知だったとしても、ヤケクソにならずこちらも誠意をもって対応しましょう。

むしろ、「面接を受けさせてくれて、連絡をくれてありがとうございます」という気持ちできちんとお礼も伝えましょうね!

もし、面接時間が短くて不安に思っている方はこちらを参考にしてくださいね!

面接時間が早く終わるのは合格?不合格?面接時間が短い理由とは!?