「面接を受けたけれど辞退したい!」
「内定をほかの企業からもらったから辞退したい」
など選考を辞退せざるを得ないときってありますよね。

辞退したら怒られるんじゃ・・・と思い辞退の連絡をしないのは絶対ダメです!!

せっかくあなたのために時間をさいて、今まで選考の場を設けてくれたのだから感謝と謝罪の気持ちを伝えて辞退しましょう。

面接辞退の連絡は基本メールのみでOK 内定後は電話にプラスしてメールをいれると好印象ですよ。

今回は辞退メールの例文とメールを作成するときのポイントを紹介をします!

面接後の辞退連絡を伝えるポイント

企業に辞退連絡をするタイミングはとても大事です。
辞退連絡をするときのポイントをみていきましょう~

辞退連絡をするときのポイント

1.連絡方法は基本メール。面接直前に辞退するときは電話でする

辞退の連絡方法は相手にも自分にも「辞退します」という連絡をした証拠が残るメールがおすすめです。

就活の時期は担当者がほかの選考に出ていたり、日中忙しく電話に出られないということもあるのでメールを送りましょう。

・「メールアドレスがわからない」
・「メールを送っても返信がない」
・「面接直前」
・「内定承諾後の辞退」

の場合は電話で簡潔に辞退を伝えるのがベストです。

担当者が不在の場合は、電話を対応してくれた方に辞退の旨を簡潔に伝えて、担当者に伝えてもらうよう頼みましょう。

電話連絡はもちろん、メールの連絡は企業の営業時間内に連絡するのがマナーです。

2.辞退連絡はじっくり考えてはやめに連絡する

辞退を完全に決めたのであればなるべくはやく企業に連絡しましょう。
もし、次の面接が翌日や当日だったら面接直前に連絡をすると企業側に迷惑がかかります。

ですが、はやく連絡しなきゃいけないからと言って面接してもらった直後に連絡はしないでください。少し時間をあけてから連絡をするのをおすすめします。

圧迫面接で企業に嫌な印象を持って面接直後に辞退したいと思うこともあるかもしれませんが、一回辞退してしまうと戻ることはほぼ不可能です。

感情的になって辞退すると後悔する可能性があるので、落ち着いて考えてみることをおすすめします。

よく考えてみて「もし、就職しても長く務められそうにないな」と思うのであれば辞退しても良いでしょう。

3.選考に時間をさいてくれたことに感謝とおわびを伝える

面接の時間や労力を設けてくれたことに感謝と辞退することへの謝罪をしっかり伝えましょう。

メールや電話で簡易的な連絡になってしまったことの謝罪も伝えられればより好印象です。

辞退理由の伝え方はシンプルに伝える

面接を受けたけれど ・「イメージと違った」
・「面接官の印象が良くなかった」
・「会社の雰囲気が悪い」
・「他社から内定をもらった」
など選考を辞退する場面が出てくると思います。

「他社から内定をもらった」という理由なら伝えてもOKですが、「面接官の印象が良くなかった」などといった理由で辞退するのは大変失礼にあたります。

また、辞退をすることで担当者が怒ることはめったにありません。選考辞退はよくあることなので、適切な対応をすれば理解してくれます。

怒られると思って連絡を送らないのは絶対にやめましょう。企業に迷惑がかかるだけじゃなく、就活生という存在に悪いイメージがついてしまう可能性があります。

辞退理由を伝えるときは、「一身上の都合により」「諸般の事情により」と伝えるのがベストです。

たまに、詳しく辞退理由を聞かれることがあるかもしれませんが、基本的には答えなくて大丈夫です。
「申し訳ありませんが、お答えできません。」と伝えましょう。

辞退連絡メールー例文ー

「辞退メールは選考中」「内定連絡後」「内定承諾後」など状況によって連絡方法も変わってきます。
選考中で、次の面接まで期間があるのであればメールだけの連絡でも大丈夫です。

内定後・内定承諾後は電話にプラスしてメールを送りましょう。

もし、内定を承諾していても入社2週間前までであれば、辞退しても法律的に問題ありません。

ですが、内定を承諾した時点であなたの入社準備がはじまるので内定承諾後の辞退はとても迷惑がかかります。
選考を受けている会社は今後どこかで縁のある会社かもしれません。

どうしても内定承諾後に辞退をしたい場合はなるべくはやく、感謝と謝罪の連絡を入れましょう。

辞退メールを送るときに共通して言えることは以下の3点です。

・面接予定日、選考状況を伝える
・結論から述べる
・感謝とお詫びを伝える

メールを送るときには、この3つをおさえてメールを作りましょう。

面接辞退メール例文

選考辞退の例文

面接辞退のご連絡/◯◯大学◯◯学部 ◯◯ ◯◯

株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯ ◯◯様

 

お世話になっております。
◯月◯日に面接を受けさせていただいた
◯◯大学◯◯学部の◯◯ ◯◯と申します。

 

選考通過のご連絡をいただきましたが、
一身上の都合により選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

 

お忙しいところ選考に貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、
大変申し訳ございません。

 

身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、
何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

 

本来直接おわびすべきところでございますが、
メールでのご連絡となりましたことを重ねておわび申し上げます。

 

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

――――――――――――――――――――――――――
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年

◯◯ ◯◯
090-****-****
************@**********

――――――――――――――――――――――――――

内定辞退メール例文

内定辞退のご連絡/◯◯大学◯◯学部 ◯◯ ◯◯

株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯ ◯◯様

 

お世話になっております。
先程お電話させていただきました、
◯◯大学◯◯学部の◯◯ ◯◯です。

 

この度は、採用内定の通知を頂き、
誠にありがとうございました。

 

お忙しいところ選考に貴重なお時間を
いただいたにもかかわらず、
大変申し訳ございません。

 

身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、
何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

 

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

――――――――――――――――――――――――――
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
◯◯ ◯◯
090-****-****
************@**********
――――――――――――――――――――――――――

もし担当者が出られなかった場合には、内定連絡後、内定承諾後の辞退メールは電話を必ず先にするのを忘れずに。

「先程お電話させていただきましたが、ご不在とのことでしたので、メールにて失礼いたします。」と添え

文末に「本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となるところを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。」と添えましょう。

辞退を決めたらはやめに連絡する

「他から内定をもらった」「面接してみたら会社の雰囲気が合わなかった」など面接を受けたけれど辞退したくなる人はたくさんいます。 自分と合わないなと思ったら、それがストレスにつながって就職したけれどすぐ退職というパターンもありえます。

よく考えてみて辞退を決めたのであれば、はやめに辞退の連絡をしましょう。
内定承諾後の辞退の仕方はこちらを参考にしてください!

内定承諾後の辞退は可能?内定承諾書取り消しのマナー