就活で何社も選考していると
「ほかの面接と日程がかぶってしまったり」
「大学でどうしても出席しなきゃいけない授業があったり」

なにかを優先しなければならないことってありますよね。「企業に日程変更の連絡をしたいけれど、それが原因で選考に影響が出ちゃうんじゃ・・・」
「日程変更してもらうのはなんだか図々しいやつだと思われそう。」と不安に思うこともあると思います。

ですが、企業からすると日程変更はよくあることなので、そこまでマイナスな印象は与えません。

むしろ連絡をせずに無言でキャンセルされるよりは、連絡をしてくれたほうが企業にとってありがたいですし、誠実な子という印象を受ける企業も多いそうですよ。

今回は、面接の日程変更メールの例文とメールを書くときのポイントをご紹介していきたいと思います。

面接の日程変更をするときのポイント

まず、面接の日程変更メールをするときに、気をつけなければならないことやマナーをご紹介していきます。

1.面接の前日・当日以外の日程変更はメールでOK

面接の前日・当日以外であれば基本メールでの連絡でOKです。

電話だけだと、聞き間違いや面接の日がいつだったか忘れてしまったなどありますが、メールは「言った言っていない」「聞いた聞いていない」などのトラブルがありません。

メールは相手にも自分にも送った証拠が残るので、あとから確認することができます。就活の時期であれば、電話をかけても担当者が不在にしていることもありえるため、メールで連絡するのがおすすめです。

企業側は採用活動をする上で、就活生とメールでの連絡が多くなるのでメールをみていないと言うことは滅多にないでしょう。

メールでの連絡は、相手の事情関係なく連絡ができるため便利なツールですよね。ですが、前日や当日の日程変更は電話で連絡をするのがマナー。

もし、どうしても前日や当日に行けなくなったときは「無理を言ってすみませんが」という気持ちで電話をしましょう。

基本的なことですが電話もメールも始業時間すぐやお昼前後、終業時間直前の時間は避けて営業時間内に連絡をするのがマナーです。
たとえば、9時始業、19時終業でランチタイムが12時から13時の企業の場合。10時から11時、14時から18時の間であれば基本的に問題ありません。連絡をするときは静かなところでかけましょう。

2.面接の日程変更の連絡はできるだけはやめに

「面接の日程を変更しなければならない」とわかったらすぐに連絡しましょう。変更の連絡ははやくした方が、企業側も調整がつきやすいです。

面接は人気のある企業の場合、複数の候補者がいるので日程調整に時間がかかるとその間に応募者に内定がでてしまう可能性もあります。

日程変更の連絡は、はやくしたほうが企業だけでなく就活生にもメリットがあります。

3.24時間以内に返信する

日程の変更を申し出て、企業から返信が来たら24時間以内に返信しましょう。なかなか返信がこず、スムーズにやりとりができなかったら選考に影響が出てしまう可能性があります。

たまに、日程の変更をしていなくても確認として企業から連絡が来る場合があります。その時も同じく、連絡がきたら24時間以内に返信しましょう。

面接の日程変更メールを書くときのポイント

1.面接の日程変更理由の伝え方

学業の都合上、面接の日程を変更してもらわなければならなくなった場合は、そのまま「学業の理由で」と伝えて大丈夫です。

定期テストとかぶってしまったときは「定期試験と重なってしまい~」と伝え、ゼミのプレゼンとかぶってしまったときは「大学のゼミの発表が重なってしまい」と伝えましょう。

もし、他社との選考がかぶってしまった場合は、他社のほうが志望度が高い・優先順位が高いと思われるような表現は避けましょう。

たとえば、同じ日でも良いから時間変更してもらいたいなら「先約があるため、お時間の変更は可能でしょうか」

別日に変更してもらいたいのであれば「すでに先約が入っておりましてどうしても都合がつきません。」

または「前の企業の面接が◯時まであり、スケジュールがタイトになってしまうため、日程を調整いただきたく存じます。」と伝えるとベストです。

2.日程変更してもらうときは候補日をあげる

面接の日程変更の候補日は少なくても3つ以上送りましょう。

自分の都合を相手に押しつけてるようで図々しいようにみえますが、候補をあげずに相手が再設定してきた日程に都合が合わなかったとき、さらに失礼になります。

手間をかけさせないためにも、自分から絶対に参加できる日の候補を箇条書きで伝えましょう。

3.返信は相手の文章、Re:残しをして返す

相手から送られてきた件名と文章はそのまま残しましょう。LINEなどといったツールは、誰とどんな内容を話していたかすぐわかりますが、メールは送信者の振り分けなどをしないかぎり、誰とどんな内容を話していたかわからなくなります。

件名のRe:そのあとに続く件名は変えずに返信をすることで、ひと目でなにについての返信なのかわかります。Re:Re:Reとなったときは消して「Re:」1つにまとめてOK

ですが、できるだけ少ないやりとりで終わらせましょう。また、件名だけ残していても前になんの話をしていたかわからなくなることもあります。

相手からもらったメールの内容に対して返信するときは、相手の文章を残したまま返信し本文の頭に「ご返信いただき、誠にありがとうございます。」と添えます。

4.クッション言葉を使う

相手にお願いごとをするときや断りをいれるときなど、ちょっと言いづらいことってありますよね。

クッション言葉は、相手にお願いごとをするとき断りをいれるときやわらかく伝えることができる言葉です。

たとえば、今回の日程変更の例をあげると「下記の日程で面接の日時をご調整いただくことは可能でしょうか。」だけだと簡素できついイメージを与えてしまいます。

これを、「誠に勝手なお願いで恐縮ですが、下記の日程で面接の日時をご調整いただくことは可能でしょうか。」とクッション言葉いれることによってやわらかい言葉遣いになります。

クッション言葉を使わないで、そのままストレートに伝えると、自分にそういう気持ちがないのに相手によっては素直に受け入れることができなかったり、ショックを受けてしまったりします。

クッション言葉は、社会に出てからもたくさん使う場面があるので、覚えておくといいですよ。

面接の日程変更メール例文

ポイントをおさえたら実際にメールを作成してみましょう。

~日程変更メール例文~

面接日程調整のお願い/◯◯大学 ◯◯ ◯◯

株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯ ◯◯様

 

お世話になっております。

◯◯大学◯◯学部の◯◯ ◯◯です。

 

先日は、次回選考のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

本日は、面接の日程変更をお願いしたく、ご連絡いたしました。

 

大変申し訳ございませんが、◯月◯日◯時から
ゼミのプレゼンテーションがあり、
お約束の時間にお伺いすることが
難しくなってしまいました。

 

誠に勝手なお願いで恐縮ですが、
下記の日程で面接の日時を
ご調整いただくことは可能でしょうか。

 

◯月◯日(月)13:00~17:00

◯月◯日(火)10:00~17:00

◯月◯日(水)12:00~15:00

お忙しいところ、
お手数をおかけして申し訳ございません。

 

何卒、ご検討のほど、
よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――――――――

◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科

◯◯ ◯◯

090-****-****

************@**********

――――――――――――――――――――――――――

~日程確定メールの返信例文~

Re:面接日程調整のお願い/◯◯大学 ◯◯ ◯◯

株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯ ◯◯様

 

お世話になっております。

◯◯大学◯◯学部の◯◯ ◯◯です。

 

ご返信いただき、誠にありがとうございます。

それでは、変更していただいた日程に貴社にお伺いさせていただきます。

 

◯月◯日◯時~ (面接会場~)

お忙しいところお手数をおかけしてしまい、申し訳ございません。

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――――――――

◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科

◯◯ ◯◯

090-****-****

************@**********(メールアドレス)

――――――――――――――――――――――――――

返信をもらったら、「ご返信いただき、誠にありがとうございます。」とひとこといれましょう。

面接当日、お礼のひとことも忘れずに

面接の当日にも日程変更してくれたことに対してのお礼を言うのも忘れずにしましょう。

「今回は面接の日程をご調整いただき、ありがとうございました。」と誠実さをアピールすることで好印象を残すことができます。

何度も日程変更するようならマイナスポイントになりますが、基本的には日程変更をしたからといって評価が下がることはありません。

面接官も日程変更は少なからずあることを理解しているので、予定していた日に行けなくなったらはやめに連絡しましょう。