【例文付き】面接キャンセルのメールの正しい書き方とマナー

就活を進めていく過程で、 「他の企業と面接日程が重なってしまった…」 「企業風土が自分と合わない」 「他の企業に内定が決まった」 など、諸事情で面接を辞退するときもあるでしょう。

しかし、一度日程の約束をしてしまっていたり選考に通過した上で辞退するのは心苦しいですよね…！

面接の辞退はどのようにしたら失礼にならずに済むか？電話？メール？など不安な方も多いと思います。

そこで今回は、面接を辞退する際のマナーや方法、具体的な例文についてまとめました！

辞退することが決まったらすぐに連絡する！

面接を辞退することを決めたら、すぐに先方企業の採用担当者に連絡しましょう。

面接は日程調整から、面接官の手配、場所の手配、役員との日程調整などをした上で行われます。

中には自身の業務と並行して採用活動に関わっている人もいます。

そうした手間をかけて調整した面接日程をキャンセルされてしまうと、企業側はまた再調整しなければならなくなります。

さらに、連絡が遅くなると企業側の調整が難しくなってしまいます。

自分の都合で相手に迷惑をかけてしまうため、できるだけ早く連絡しましょう！！

また、皆さんはわざわざ言われなくても分かっていると思いますが、無断辞退は絶対にNGです。

普段皆さんが学校や部活などで欠席する際に連絡するのと同じように、辞退する際には必ず連絡をしましょう。

ビジネスにおいて連絡をせずに辞退するのはマナー違反です！

連絡はメール？電話？

面接辞退の連絡はメールと電話を使い分けて連絡しましょう。

基本的に 連絡が前日や当日の場合は「電話」 それ以前であれば「メール」 が望ましいです。

前日や当日の連絡はメールをしても担当者の確認が追い付かない可能性があるため電話で連絡しましょう。

また事前にメールをしても企業から返信が来ないときも、確認漏れになっている可能性が高いので電話で再度連絡しましょう！

ちなみに、前日・当日に電話しても、確認とお詫びのメールはしておきましょう。

データとして証拠にもなるので「言った言ってない」という問題も防げます。 前日や当日でなければ、メールで差し支えない場合が殆どです。

「メールで連絡するのは失礼なのではないか…？」と不安に思う人もいるかもしれませんが、心配ありません！

なぜなら メールは電話よりも相手の時間を許可なく奪うことが無いからです。

少し想像してみてください。 もしあなたが様々な作業や勉強に集中しているときにぽつぽつと電話がかかってきて、要件がキャンセルするものだとしたら… 集中が途切れて作業効率が下がりますよね！ 中にはイライラした人もいるのではないでしょうか？（笑）

電話とは少し違いますが、私もリビングで勉強している最中によく親に話しかけられて集中が途切れます（笑）

この場合は私が場所を変えれば良いだけの話ですが…（笑） 話を戻します！

電話は事前に予定を組まずに相手の時間を拘束してしまいます。また例え担当者が電話に出なくても、企業側から電話をかけなおさなければならなくなります。メールであれば相手の都合の良いときに確認してもらえますし、先ほども説明した証拠になります！

そのため2日前以降の連絡はメールにしましょう！

また後の例文でも解説しますが、メールで連絡する際に「直接ではなくメールで連絡することをお詫びする」という旨の一文を入れることも重要です。

参考になる！面接を辞退するメールの例文

面接を辞退する際には、以下のような文面で送りましょう！

各部分の解説

一目で内容が分かるよう簡潔に書きましょう！ また内容だけでなく、自分の名前も入れておくとGoodです◎

企業名と担当者の役職、最後に担当者の名前を書きます。 ・企業名の株式会社が前後のどちらにに来るのか ・担当者の名前の漢字 など、間違えると本当に失礼に当たるので きちんと事前に確認して正しい会社名・名前を書きましょう！

万が一担当する方の名前が分からなければ、 「担当者様」としましょう。

まず自分が誰なのかが相手にも分かるような表現をつけて名乗ります。

そして次に、これまでのこと（連絡や面接をしてもらったこと）に対しての感謝の気持ちを伝えます。

採用活動には手間がかかっている場合が多いので、きちんと感謝の気持ちを伝えたいですね◎

ここでも相手が情報を把握しやすいように、 キャンセルする具体的な面接予定日と時間を明示します。

理由は例文のように「一身上の都合」などで良く、詳しく書く必要はありません！ また、「ご連絡差し上げました」は謝罪のメールでは不適切なので「ご連絡いたしました」としましょう。

事前に申し込んだ面接日程を辞退すること、 もしくは指定された日程に参加できないことに対しての謝罪の気持ちを伝えます。

直接お詫びするのが一番丁寧ですが、 なかなかそうもいきませんよね…！

そのため、連絡をメールで済ませてしまうことに対してお詫びの気持ちを伝えましょう。

「末筆ながら」とは「最後になりますが」という意味です。最後に締めの一文を添えて終わります。

送信者が誰かわかるように、署名は必ず付けましょう！ 入れる情報は ・大学名 ・名前 ・自分の住所 ・自分の電話番号 ・自分のメールアドレス です！

理由を聞かれた場合はどうする？

基本的に理由は「一身上の都合」などと伝えるだけで大丈夫ですが、採用担当者から詳しく理由を聞かれることもあります。

この場合は、できるだけ簡潔に理由を伝えましょう。 例を挙げるのであれば、 ・他社から内定をもらってその企業で働く決心をした ・企業の方向性と自身の方向性が異なり、貢献が難しいと考えた ・体調不良で面接を受けることが難しい などです。

仮に本当のことであっても 「もともと第2志望だった」 「貴社のこのような対応が気に入らなかった」 という失礼な言葉や、企業の誹謗中傷・不平不満を言うのは絶対にやめましょう。

誠実かつ簡潔、また失礼の無いように伝えることがポイントです。

メールや電話をする時間帯はいつが良い？

採用担当者への連絡は、原則営業時間内にしましょう。

一般的な会社の営業時間は８時から18時だそうですが、企業によって異なる場合も多いため事前に確認しておくのがベストです◎

また電話をする際には、 ・始業から30分後～昼休憩前 ・昼休憩から終業1時間前 に電話をすることが望ましいです！

逆に ・始業時間前 ・始業開始から30分以内 ・昼休憩 ・終業間際 ・終業時間以降 の電話は避けましょう。

始業時間前・昼休憩・終業時間以降を避けるべき理由は、担当者が働いていない時間帯であるため電話に出られない可能性が高く、そのような時間に電話をかけることは非常識と捉えられかねないためです。

また始業開始から30分以内と終業間際に電話での連絡を避ける理由は、 ・始業開始から30分以内であれば朝礼やミーテイング、メールの返信などをする人が多い

・終業間際であれば片づけをしていたり、スケジューリングしていた相手の予定を狂わせてしまう可能性がある

など、担当者が特に他のことで忙しい場合が多いためです。

電話ほど厳密にする必要はありませんが、 メールで連絡する際もできるだけこの時間帯にしましょう。

特に終業後のメールは受信すれば開いてしまう人も多く、プライベートの時間に相手の負担を増やしてしまうため注意が必要です！

大切なのは誠実な態度

面接を辞退する際には誠実な態度で伝えましょう。就活生は毎年約50～60万人います。その中で、面接を辞退する人も実は少なくありません。

採用担当者もある程度そういった人がいることを理解しています。しかしながら、一度約束した予定を守れない、もしくは指定された日程で都合がつけられないという事実がある以上、謝罪の気持ちと誠意を持って連絡しましょう。

もしあなたが採用担当者だとしたら、メールの文章や電話の態度から「申し訳ない」という気持ちが見えない態度をされた場合どう思いますか？

面接辞退が一般的に起こりえることと知っていても、あまり気持の良いものではないですよね。

ビジネスの場では、約束を守ることは信頼の条件です。

約束を守る事が難しくなってしまったのなら、先方の企業に敬意を払い、きちんと謝る意識をもって連絡しましょう。

本当に辞退して大丈夫？

企業の採用担当者に辞退の連絡を入れる前に 「本当に辞退して後悔しないか」をよく考えてみましょう。

一度面接を辞退した際は基本的に次のチャンスは無く、キャンセルも取り消せないと考えてください。

それだけ大きな決断です。もし別の会社で内定が決まった際には、内定した企業が自分のやりたいことや就活の軸に合っているかを今一度検討した方が、納得してこれからの人生を歩めます。

考えた上で、後悔しない自信と内定先で働く覚悟が得られたのなら、辞退の連絡をしましょう。

また体調不良やどうしても都合がつかないという理由で辞退しようとしており、そういった事情が無ければ面接を受けたいと考えている場合は、採用担当者に別の日程で面接を受けさせてもらえないか相談してみましょう！

企業もやる気があり優秀な人に来てほしいと考えているため、熱意があれば別日程での選考を実施してくれる可能性があります。

また考えてもなかなか結論が出ない人もいると思いますが、迷うなら受けるべきです！

辞退してしまえば、せっかくのチャンスを失うことになります。迷うということはまだ自分の中で納得しきれていない部分があるということだと思うので、最終的に自分が納得できる就活になるように行動してみましょう◎

まとめ

ここまで面接を辞退する際のマナーや方法、 具体的な例文についてお伝えしてきましたが、重要なポイントは以下の通りです！

・辞退が決まり次第早く連絡する ・前日当日の場合は「電話」、それ以前は「メール」で連絡する ・連絡は営業時間内にする ・本当に辞退していいかをよく考える ・誠実な姿勢を心がける

面接を辞退することは 少なからず将来を左右する決断なので、 「どうすることが自分にとって一番良いか」をよく考えてみてください！

皆さんの就活が納得のいくものになるよう 応援しています！！